Должностная папка – это папка, в которой содержатся все необходимые рабочие инструкции, повышающие уровень знания и понимания сотрудника в работе. В должностной папке содержится подробная технология работы сотрудника на отдельной должности. Здесь имеются любые записи успешных

действий, которые приводили ранее к росту показателей в зоне ответственности сотрудника.

В процессе работы, так или иначе, возникают трудовые споры и разногласия, разрешить которые очень помогают должностные папки – перечень прав и обязанностей сотрудника, согласно занимаемой им должности. Но для того, чтобы использовать такой весомый аргумент в свою пользу, нужно научиться грамотно его составлять, для чего и создан этот простой, но очень полезный чек-лист. Поехали!

• Название поста (должности)
•  Цель должности
• Результат работы
•  Статистики –главные
•  Подстатистики

Функции:

•  Работа с клиентом
•  Работа с CRM системой (какая система используется)
•  Работы с внутренними процессами
•  Ежедневная и ежемесячная отчетность
•  Какие документы должен знать, для работы на своем посту
•  Какими программами пользоваться
•  Коммуникационные линии сотрудника
•  Командные линии сотрудника
•  Место на оргсхеме (при наличии таковой в Компании)
•  Требования по внешнему виду, если имеются
•  Стандарты поведения в компании
•  Рабочий день:

1. Последовательно, в какое время приходит
2. Что в первую очередь делает
3. Что потом…
4. Какие программы должны быть открыты
5. Описываем поминутно стандартный рабочий день
6. Описываем часто встречающиеся ситуации, которые не происходят каждый день.
7. Скрипты, как ими пользоваться, если есть.

•  Стандарты поведения в компании
•  График работы. Что нужно делать при отгуле/больничном и тд.
•  Как взаимодействует с клиентом
•  Как работает с программами (ссылки, кто дает доступ. Что надо вносить, скрин)
•  Как происходит завершение рабочего дня, что необходимо сделать перед уходом
•  Какие навыки и знания нужны сотруднику
•  Какие необходимые инструменты должен использовать (стол, комп и т.д.)

А теперь рассматриваем некоторые пункты подробно:

Основные термины

В  каждой  компании  есть  специфические  термины/сленг,  который всем “понятен”. Также понятия административных  слов,  которые  вы  хотели  бы, чтобы ваш сотрудник точно знал. Возможно я вас удивлю, сотрудники не всегда

понимают  их  так,  как  понимает  руководитель.  Поэтому  сначала  рекомендую описание слов, которые могут быть не поняты, не правильно или не полностью поняты.  Например:  Ответственность  –  объективная  обязанность  отвечать  за поступки и действия,  а  также их последствия, ответственность предполагает в том числе самостоятельность принятия решений и действий.

• Цель должности

Целью называют основной замысел, главная идея – зачем было создана эта должность. Целью называется главная задача какой-то практической деятельности человека. Сотрудник не всегда понимает предназначение своей должности, и когда она описана, ему легче понять к чему ему стремиться.

•  Результат должности

Результатом называется конечный итог, ради которого осуществляется какое-то действие. Это показатели чьего-то мастерства, достижения в каком-либо виде.

Тезисно и конкретно описываются результаты, которые ожидаются от человека на этой должности.

• Статистики

Статистика – количество или объем чего-либо в сравнении с количеством или объемом того же самого, произведённым ранее.  Статистики относятся к количеству сделанной работы или к ее денежной стоимости. Необходимо установить показатели, по которым можно увидеть производительность и эффективность сотрудника. Должны быть цифры, по которым можно увидеть показатели.

Освоив элементарные, но необходимые этапы составления

инструкций, вы гарантировано получите желаемый результат в короткие сроки, просто воспользовавшись моей полезной

“шпаргалкой”. Удачи!